虚拟办公室如何运作

严格来说，你的办公室在任何地方你是这样的。有了现有的技术，你几乎可以在任何地方开展业务。你的办公室可以在家里，在车里，在机场，在海滩上，甚至在山顶。在通常情况下，不管你是否出差，你的办公室都会设在家里。如果是这种情况，那么您需要有一个良好的设置。这包括一个安静的地方，远离在家里总是会有的干扰。这些包括冰箱、电视、孩子、草坪工作、水槽里的盘子……你说吧。这可能会分散注意力。

如果你想让它成功，你必须有纪律，你必须让你的办公室成为一个指定的工作空间——即使它是在你的卧室或厨房。把它放在你喜欢的地方。如果你的地下室又暗又沉闷，那你很可能不会喜欢在那里工作。底线……使用最有利于完成工作的房间。

第一印象很重要

但是，你的办公地址呢?如果你在家里做生意，你可能不希望你的家庭住址被用作公司地址。这取决于它的业务类型，它可能只是没有给你想要的印象。在这种情况下，您有两个选择。你可以租一个邮政信箱，或者你可以使用CMRA(商业邮件接收机构)的邮箱服务，它会给你一个听起来像公司的地址和一个套房号码。

每种选择都有一个缺点，那就是需要你去别的地方取邮件(尽管可能会有服务将你的邮件送到你那里)。邮政信箱还有一个额外的缺点，那就是不允许你接收包裹，因为快递员不会把包裹送到邮政信箱。如果您使用的服务为您的企业提供套件编号(实际上，只是盒子编号的另一个名称)，则可以接收包裹。您还可以24小时访问，并且可以在包裹到达时请求通知。

访问如何建立家庭办公室有关建立家庭办公室的其他提示和信息。接下来，我们将讨论您需要的设备和家具，以帮助您的虚拟办公室像传统办公空间一样有效地发挥作用。

如果你的工作需要出差到客户所在地或其他地方，你可能应该考虑买一个笔记本电脑而不是桌面系统。有了笔记本电脑，你就可以一直随身携带你的文件，也不会有把重要文件落在办公室的尴尬时刻，因为……你的办公室在你这边。虽然随身携带笔记本电脑似乎有点笨重，但市面上有许多功能强大的轻便机型。只要确保你有一个好的手提箱，有肩带，有空间放你的纸质文件。

如果总是在笔记本电脑的键盘和小屏幕上工作对你没有吸引力，还有其他的解决方案。是的，他们什么都考虑到了!为了在家庭办公室更高效地使用笔记本电脑，可以设置一个坞站，你可以简单地将笔记本电脑插上。停靠点让它更容易拥有一个标准显示器，键盘和鼠标，打印机，传真机，扫描仪和其他外围设备总是挂好，随时准备使用。通过将笔记本电脑插入坞站，你就可以像使用标准桌面系统一样使用它，而且你不必担心将文件传输或同步到另一台电脑上。

如果你不旅行，或者你不需要在旅行时访问你所有的文件，你可以使用传统的台式电脑系统。确保你有足够的硬盘空间，一次运行多个程序的内存，以及一个中等速度的处理器。如果你在做图形工作(任何涉及照片、插图或动画的工作)，你将需要一个更快的处理器和尽可能大的硬盘空间内存只要你能负担得起。

您可能考虑的其他设备和硬件选项包括:

由于显而易见的原因，主要是因为技术领域的设备变化比一些人换内衣还要频繁，我们不会深入讨论你办公室里需要的电脑设备的技术规格。

在软件方面，有几个选项供您考虑。如果您独立工作并且没有需要与之协调的其他人，那么实现您的软件需求就不是那么困难了。以下是一些你可能需要的软件类别，以及一些最流行软件包的链接:

许多业务应用程序都打包在“套件”中，这些“套件”提供了以上所有的产品类别。一些比较受欢迎的软件包包括:

许多程序也有更便宜的“轻”或“有限”版本，可能适用于小型企业。它们通常也适用于Windows和Macintosh计算机平台。

组软件需求

如果你和其他人一起工作，并且需要协调日程安排，访问中心文件，维护联系人管理器，在聊天室见面等等，那么你将面临更多的挑战。有可用的程序，例如Lotus Notes或Novell Groupwise，它们将这些类型的功能作为软件解决方案提供。这些解决方案可能需要相当多的计算机知识和IT人员来管理系统。

作为一种选择，也有在线管理服务，它在Internet上提供这些类型的服务，供您使用浏览器访问。它们使用起来相当简单。它们提供了许多特性来促进团队成员之间的信息协调、客户端交互，或者只是与同事之间的通信和文件共享。他们通常对每个用户收取少量的月费，或者对无限用户收取更高的固定费率。然而，有些包括免费的限量版。以下是网上提供的一些服务:

您的软件需求将根据您所从事的工作类型而有很大的不同。向类似的企业或你所在的行业协会了解一下你的同行更喜欢哪些项目。

也不要忘记共享软件。有很多很棒的程序可以执行你需要的所有任务，而不需要高昂的价格。看看名称)或ZDNet共享软件和免费软件的评论和下载。

除了电脑设备和软件，你还需要一部好的电话。来电显示可以帮助你屏蔽掉电话营销人员或其他你现在不能接的电话。

一个浪涌保护器不仅可以为您的计算机及其外围设备提供额外的插座，而且可以保护您的设备。

你需要一张有足够工作空间的桌子。它应该有放电脑的地方，如果需要的话，也应该有放文件的地方。角落里的“L”型桌子就很适合这样。确保桌子上有一个大的键盘托盘，可以容纳你的鼠标垫和鼠标。许多电脑桌没有足够大的托盘。别忘了给你的打印机、扫描仪、传真机和其他设备留出空间。

架子、橱柜和文件柜也是必需品，它们通过利用垂直空间和保持物品的组织性来提供巨大的帮助。你也可以使用这些架子和文件柜的顶部来放置你的打印机、扫描仪、传真机等。

此外，别忘了买一把舒适的椅子，它能给背部提供良好的支撑。它应该有尽可能多的可调节的部分，以帮助它适合你的身体。椅子上的扶手也会让它更舒适，特别是如果你要做一些工作而不是在电脑上。有关建立家庭办公室的更多信息，请访问About.com的家庭办公家具页面。

今天的通信甚至与15年前都有很大的不同。电子邮件已经成为一种生活方式，也是你与某些人唯一的沟通方式。如果你想想1985年的商业沟通方式和现在的商业沟通方式，你会发现没有可比性。你可能用了办公室电话，然后…好吧，那时候也没有更多的东西了……也许是电传机。然而，在那之后不久，传真机开始进入市场，然后是汽车电话和电子邮件。从那以后，情况变化很快。随着技术的进步，对工作量的期望也在提高。现在，我们以更快的速度完成了更多的工作，对更高生产率的期望也在不断攀升，因为技术使我们能够更快地完成工作。

随着科技的飞速发展，工作量也随之增加，人们渴望在家工作，减轻通勤、家庭生活等带来的压力，这种愿望也变得非常强烈。在这方面，同样的技术剥夺了我们的自由，也给了我们前所未有的自由……嗯，除了在科技迫使我们如此努力工作之前!

那么，这与通信有什么关系，我们如何在虚拟商业环境中进行通信?任何企业的大部分工作都与这种或那种类型的通信联系在一起。如果你能有效地沟通，你就能更有效地工作。利用现有的通讯技术，用你新获得的自由来找回一些你的生活。这就是……

所以，正如你所看到的，在任何办公环境中的交流，无论是虚拟的还是真实的，现在都非常简单，几乎可以在任何地方进行。别忘了，你还可以使用老式的有线、有线电话。

如果你不能连接到互联网，所有这些硬件和软件都不会给你带来任何好处。你最好的选择是宽带连接，如果你能接入的话。“宽带”一词只是指一种高带宽技术，比如DSL或电缆，它允许你通过单一连接发送和接收文件、声音和视频。

如果你家里有有线电视，那么你很可能也能得到有线调制解调器和互联网接入。DSL使用您的标准电话线，但要求您的位置相对靠近提供商的中心办公室(在某些情况下3-4英里)。与当地供应商联系，看看你所在地区是否有DSL。许多供应商提供在线工具，只需要你输入你的电话号码，就可以确定你家里是否有服务。

如果你住在没有有线或DSL接入的地区，你仍然可以选择通过卫星接入互联网。这些系统提供快速连接，但需要卫星天线和接收器以及特殊的调制解调器。点击这里了解更多关于卫星互联网接入。

如果你有一个“永远在线”的宽带连接，那么你还需要安装一个防火墙。阅读我们关于防火墙如何工作了解如何保护你的文件不受黑客攻击。

不管你连接到互联网的类型是什么，你都需要一个ISP(互联网服务提供商)。除了上网之外，你的ISP还会给你一个电子邮件地址，可能还有5-10 Mb的免费网站空间。您还可以从以下网站获得额外的电子邮件地址HotMail或雅虎或激发。这些都是免费的，拥有一个的好处是，如果你改变你的ISP，它不必改变。您可以保留相同的电子邮件地址，并将来自该地址的邮件转发到您希望的任何其他电子邮件帐户。它只是消除了向所有联系人发送电子邮件地址更改通知的过程。如果您的公司有一个用于业务的电子邮件地址，那么为您的个人电子邮件申请一个单独的电子邮件地址通常是一个好主意。

如果您需要连接家中的多台计算机，请阅读我们的文章《如何使您的家庭联网》。

与客户的会面不可能总是在网络空间或客户所在地进行。当你遇到这种情况时，与其让客户来你家(假设他们在同一个城市)，不如看看那些提供短期租赁空间的行政套房或酒店。如果你有自己的生意，这是一个常见的现象，你可能要考虑租一个行政套房它为您提供接待员、语音邮件、电子邮件和其他服务，以及有时间限制的私人办公室、接待区和会议室。如果你不需要这种定期安排，你也可以以相当合理的价格按小时租用空间。

例如，使用Offices2Share.com在华盛顿特区的布莱克大厦(Blake Building)，一间可容纳5人的会议室，预订3小时的价格为75美元。一个15人的房间，同样的时间是120美元。这些类型的服务通常可以在网上预订，并提供地图、书面指示、联系信息、照片和有关额外房间需求的信息。

当然，也有其他标准的会议场所可供选择，包括酒店大堂、餐厅、高尔夫球场等。

在过去的美好时光里，办公室的角落有大窗户，门外有一个秘书，你知道如何完成工作的行政部分……你的秘书处理了。但是当你没有办公室或者秘书在门外的时候你会怎么做呢?答案很简单，在虚拟办公室里，你会得到一个虚拟助理(VA)。

只要打开你最喜欢的浏览器，输入“虚拟助手”。你会发现许多网站的链接都是由那些曾经坐在你门外帮助你管理业务的人建立、管理和维护的。

这些助手几乎可以做他们的前辈所做的一切。(你将你得自己去买咖啡!)他们可以根据需要提供服务。或者，如果你愿意，你可以每天、每周或每月约定一个特定的时间。通过使用电子邮件、传真和其他电子技术，您可以像以前一样快速地完成工作。你只需要为你使用的时间付费，而不是花钱让别人在空闲时间无所事事地坐在办公桌前。许多退伍军人管理局还提供下班后的服务。甚至还有虚拟助理大学(AssistU）该公司为虚拟助理提供为期20周的课程，并颁发基础和硕士学位和证书。这个项目获得了很好的评价。

你应该寻找什么?

除了灵活的工作时间和降低的成本，使用虚拟助理的好处还包括你可以找到的广泛的技能。虽然AssistU将虚拟助理定义为为客户提供长期行政支持的人，你会看到许多人称自己为虚拟助理，提供从基本数据输入到网页设计再到会计的各种技能。确保你看到了他们的作品样本，并有参考资料。当你和他们的推荐人交谈时，不仅要问他们工作的质量，还要问他们工作的速度和准确性。

由于这些虚拟助理本身就是企业家，你也会发现他们可能对在网络环境中更有效地完成工作的新方法非常精通。在他们的网站上寻找创新的想法，以及他们提供给你的样本文档的有效布局和格式。也要问一下你的推荐人，退伍军人事务部是否提供了任何改善工作流程的好主意。

如果你的公司有员工从不同的地方远程办公到你的“虚拟办公室”，你应该考虑写一些家庭办公室指导方针。这将有助于标准化每个工作人员的能力，确保整个系统的工作流程兼容，并帮助您在网络空间管理员工。

在你的指导方针中考虑这些问题:

这些指导方针可能不需要正式印刷和分发，但至少应该考虑一下您希望员工了解和遵循的标准。通过定期沟通和公开邀请员工提出建议，可以带来改进，你的业务不仅可以成功，而且可以蓬勃发展。

从总部的角度来看，有几个法律问题需要考虑。首先，你的家在商业区吗?你在家可以经营什么类型的业务?查看一下当地的分区条例，以确保你不需要获得任何特别许可或执照，或者对你在家里可以做的事情有任何限制。例如，如果你的生意需要客户或顾客来你家，那么停车可能是一个问题。在你做得太深入之前先检查一下。

在家里经营企业(或仅仅是工作)也有明显的税收问题。如果你想申请家庭办公室，美国国税局(IRS)已经加强了要求，以至于你不能把那个空间用于工作以外的任何事情。所以，如果你在餐桌上工作，那么你可能无法享受家庭办公室的扣除。也有一些例外(比如家庭托儿等)，所以联系你的税务会计师或律师，了解与你的情况有关的法律。

虽然在家或虚拟办公室工作的好处对你来说似乎是显而易见的——更自由、更灵活、有机会在家陪孩子——但可能还有更多你没有想到的好处。这里有一些。

缺点

这样的清单当然还可以继续列下去。你的工作是找出适用于你的业务的劣势，并将其转化为优势。如果需要的话，寻求外界的帮助。你可能需要专业人士的知识，尤其是在开始的时候，才能真正做到这一点。通过良好的规划、沟通和必要时的外部技术支持，您的虚拟办公室可以取得成功，并有助于促进未来的虚拟业务。