你刚刚被任命负责策划公司今年的贸易展览活动，你不知道从哪里开始。也许你以前参加过一个贸易展，所以你对它们是什么有一个概念，但是计划和管理过程是完全不同的。展会是接触客户和潜在客户的最佳途径之一，但如何决定哪些展会是最好的呢?你如何为它们做预算，你如何决定你需要什么样的展示，你如何确保你得到的回报比你投入的更多?
照片礼貌Newstream SUPERCOMM2003年地板拍摄 查看更多公司图片。 |
在这篇文章中，我们将看看为什么展会如此有效，如何选择最好的展会，以及如何从头到尾管理这个过程。我们还将提供提示、清单和网络链接，让你的工作变得容易得多。让我们从为什么参加贸易展览开始。
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所以对大多数公司来说，展会是值得的。事实上，在你决定取消一个你的公司已经参加了多年的展会之前，想想这可能会对你现在的客户说些什么，他们希望在那里看到你。如果你的公司最近经历了人事/管理层变动、合并、收购或其他你的客户可能听到的变化，这对你的公司尤其有害。你的竞争对手会利用你的缺席。这并不意味着你永远不能停止参加展览，但要确保你想好你在那里看到的人，以及你的公司缺席可能会让他们相信什么。如果有必要，给你认识的参加展会的主要客户寄一张明信片，并解释你参加展会B而不是展会a的决定。
在你开始找节目之前，你需要设定目标。为了帮助你做到这一点，你需要问自己四个问题:
如果你想让你的展会活动取得成功，你需要具体的、可衡量的目标。
接下来，让我们看看如何找到最好的节目。
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首先要从你所在行业的协会。这些节目通常针对的是你的市场，而且通常价格合理。你也可以查询贸易出版物你在(或者应该在)上做广告。另一个资源当然是Web。去TSNN.com，tscentral.com,或FITA.org查找世界各地所有类型行业的展会目录。但是，没有一个列表是完全完整的，因此请确保您进入多个目录。
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以下是这两类市场的一个例子:针对物理治疗师或划船的展会将是垂直的，而针对职业安全和健康服务的展会很可能是横向的，因为与会者将来自所有类型的市场。也有一些变化，一些节目会带来垂直的卖家和水平的买家，反之亦然。当您查看供应商列表和与会者列表时，这通常是显而易见的。只是在做选择的时候要记住这一点。
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要想知道谁会参加，可以向展会管理部门索取参与者的人口统计资料。一般来说，展会文献只会列出与会者的人数和一般头衔。检查标题和采购责任，如果这些信息是可用的。
寻找最佳展会的另一个途径是联系过去的与会者。准备一份问题清单，告诉你他们是否真的是决策者，以及他们在展厅里花费的时间有多宝贵。你也可以查看去年的参展商名单，并询问那些没有参加竞争的参展商他们对展会的印象，以及他们是否会再次参加。或者，如果可能的话，作为一个参会者去参观展览，这样你就知道明年你是否还想参加。你可以买到很多展览的入场券，所以你不用付全部费用。
你还需要和演出经理核实一下，问问他们怎么样宣传节目以及他们吸引人们进入展厅的策略。如果这是一个新节目，必须有非常好的推广来获得你需要的流量，使它值得。通常，会议日程安排是在展厅举行午餐和社交活动，以确保与会者与供应商共度时光。虽然让他们参观展览(以及你的展位)是件好事，但与食品相关的活动并不总是与潜在客户交谈的最佳场所，主要是因为很难同时处理一盘食物、一杯饮料和你公司的文献。确保在这些活动的安排中留出足够的时间，这样与会者就可以吃东西了和参观你的展位。如果没有，让演出管理人员知道，这样他们就可以更好地计划下一年。(或者更好的是，如果这是一个你擅长的节目，如果有的话，志愿加入策划委员会。)
一旦你确定了要参加的最佳演出，你需要弄清楚你将要面对的是什么。接下来，我们将通过如何设计和维护您的展位来解决这个问题。
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这里有一些不同类型的摊位的插图。
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在决定你需要什么样的展位时，以下是你需要考虑的主要问题:
你是什么?功能需求为了摊位?
你是什么?审美的需要？
你是什么?市场需求？
你们的摊位是什么?预算？
一旦你回答了这些问题，你应该对你需要的展位类型有了更好的了解，但最棘手的部分是决定摊位会是什么样子。
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图形可以在一眼之间传达大量的印象。想想菲尔广告牌上的奶牛画着“多吃点小鸡”的牌子。它很快，而且切中要害。以同样的方式看待你的展位。参加展会的人在过道上漫步，看着数百个展位，除非你在展会前用促销活动把他们吸引到你的展位，否则你必须很快让他们注意到你，并想走到你的展位前。
使您的展台图形具有冲击力和工作效果为你宁愿反对你,记住:
如今，展台图形的趋势是大型视觉背景，只有最简洁的关键文本陈述来传达信息或主题。例如，一家生产剪刀或链锯可以用一张比真人大的产品照片作为展台的背景。这个信息是显而易见的，而不是在展台上张贴几张产品的小照片，旁边有描述性的文字，只能在2英尺(0.6米)的距离内阅读。
现在，如果你的公司是一家服务型公司，你可能很难发布一张图片，但请仔细考虑一下。你通常可以想出一个图像或简单的蒙太奇就是可以沟通的本质不关你的事。
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首先，与你所在地区的摊位供应商核实一下。重要的是要有当地的供应商，这样你就可以很容易地去陈列室看产品，获得想法，也可以很容易地获得支持，额外的零件和供应。大多数销售代表也会带一个摊位到你的办公室，这样你就可以在自己的环境中亲眼看到它。很多时候，展台销售代表也是设计展台的绝佳资源。他们知道什么是有效的，以及如何使你的展位有效。利用他们的经验和建议——这通常是免费的!检查与你交谈的供应商的推荐信。和他们的客户谈谈，看看他们对他们的展位和供应商的服务是否满意。或者，去当地的贸易展，向一些展会供应商询问他们的展位和他们的合作伙伴。你即将进行一笔潜在的大投资，做一点产品研究是非常有价值的。
此外，许多供应商会把你的摊位存放在他们的仓库或陈列室里，而不需要额外的费用。有些人还会确保它的清洁和良好的形状，并在你需要的时候为你发货。确保你知道他们对这项服务收费多少(如果有的话——有些供应商提供免费服务)，因为这些费用可能会累积起来。
通常，展台供应商可以根据您提供的图像创建图形，或者他们可以提供为您创建图像的服务。在这里，成本通常是关键的区别。如果你有一个内部的图形人员，你将节省资金，但要确保他们与供应商的图形人员保持良好的沟通，以确保提供适当的尺寸和格式。
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第二，了解工具你需要把摊位组装起来，以及所需的人力。从展位人员配置的角度和会议中心的要求来看，这一点都很重要。经常检查会议设施是否要求工会工人组装展位。通常，如果工厂与工会有协议，那么任何需要工具组装或没有手推车或手推车的帮助无法搬运的东西都必须由工会工人组装。
第三，如果你有一个便携式展台，确保情况下你们的摊位很耐用，而且可以更换。发货人从来不会像你希望的那样温柔地照顾你的货物，而且用不了多久箱子就会开始磨损。一旦发生这种情况，你的展位就有可能被损坏，如果是在去一个重要展览的途中，这可能是一场灾难。
现在你有了你的摊位，是时候开始在客户面前走出去了。你如何管理这个过程?让我们来看看具体的文书工作，日程安排，以及所有其他贸易展的肮脏工作。
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参展商申请表
完整而仔细地填写表格。通常是通过申请表，您才有机会选择最重要的展位位置(如果没有，它将在参展商套餐中，我们将在接下来讨论)。通常情况下，你会按照偏好顺序列出至少三个地点，并列出任何你不想靠近的竞争对手。在选择位置时，要考虑到进入展厅的交通流量。选择朝向前方的区域，靠近小吃摊，靠近洗手间，休息区等——任何自然会有更多交通的区域。另外，尽量找一个角落的位置。拐角可以让你的可见度增加一倍，通常花费更多，但这是值得的。你也有更好的交通流量的机会通过你的展位。
此时，您还需要知道需要多大的空间。如果这是一个大型展会，你预计会有很多流量，那么你可能想要你能负担得起的最大的空间。幸运的是，有一个公式可以帮助确定所需的空间，以及派出的展台工作人员的数量。它是这样的:
或者，你可以假设既然你只有一个10英尺的展位，那么你的展位空间只需要10到20英尺，你只需要2到4个人。如果你需要，公式就在那里。
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如果你错过了截止日期怎么办?
像最后期限这样的事情会悄悄降临到你身上，这真是令人惊讶。然而，错过最后期限并不总是一场灾难;如果你晚些时候注册，你就得为这项服务支付更多的钱，如果你一到演出就决定需要它，你就得付更多的钱。很多时候，很多展览项目都有早鸟折扣或预付折扣，所以把这些都标记出来，这样你就不会错过一些节省。此外，要注意那些要求你使用工会成员的会议中心。通常，在这些地方，如果你的展台需要任何工具，工会工人必须做。如果你有一个便携式，弹出式或模块化的面板系统展台，你可能会很好。在你去之前检查一下要求，这样你就准备好了。
展台人员
在“大书”中，你要填写的部分文件是你要派去展会的展台工作人员的总数和名字。假设您已经完成了上面提供的公式，现在您知道要发送多少。现在的问题是决定是谁。这一直是管理展会活动中最棘手的部分之一。根据你计划参加的演出的地点，可能会有人求你去，也可能有人求你不要去。
那么你如何决定派哪位销售代表去呢?首先要考虑的是，在你的销售代表中，谁是最“以人为本”的，谁对你的公司最了解。如果这两个重叠，问题就解决了!如果他们没有，如果你把销售人员分成产品专家，那么派一个对公司有更全面了解的人去可能是有意义的(除非碰巧是一个非常专业的展览)。把你的技术人员放在展台上也不总是解决问题的办法，因为技术人员通常不具备那些非常必要的人际交往能力。如果你有，那你很幸运!
包装与运输
你已经把所有的表格都寄过来了，一切都准备好了，付款了，现在你只需要打包发货了。你的展览文件将有明确的指示，准确地说明如何和何时你的摊位必须到达。一定要复习。如果您的展位提前到达，您可能需要支付转移和储存费用;如果它来晚了，嗯……你不会希望这种事发生的。确保你知道你的托运人的所有要求，以及会议中心。另外，请确保所有的东西都在同一批货物中一起发送。您的运费(会议中心向您收取的将您的展位货物从装货码头运送到您的展位的费用)是以最低收费为基础的。每次有东西要送到你的展位，最低收费通常是200美元或更多。 If you can keep everything together, you'll just get charged once based on the shipment's weight. So remember to send last minute incidentals to the hotel where your staff is staying instead of the convention hall.
贸易展览工具包
另一件可以帮助展台工作人员的事情是展会工具包。这个工具箱包含了所有你永远不会记住却总是需要的东西。它应该包括:包装胶带，剪刀，创可贴，阿司匹林，额外的延长线，额外的灯泡员工的名片，笔、纸张、荧光笔、订书机和订书机、为退货填写的运输标签、额外的铅表格、一次性相机……你的员工可能会需要一长串的东西，但并不总是有足够的空间来包括所有的东西。决定最重要的物品，并确保供应总是补充和装满摊位。你的展位工作人员会感谢你的。(请查看展会工具包清单)。
公司资料、赠品等
你需要带多少小册子、赠品和其他材料取决于你希望见到多少人。同样，您可以参考上面列出的方便公式。如果你预计每小时有12个访问者，那么根据这个数字估计你需要多少文献。请记住，大约90%的文献永远不会回到与会者的办公室。根据你公司宣传资料的质量和费用，也许最好培训你的员工，让他们总是主动提出把宣传资料邮寄到与会者的办公室。很多时候，参会者不想拖着你珍贵的营销材料到处走，他们会抓住机会(有时是他们自己要求的)，让你在接下来的一周把信息发给他们。
连续显示
很多贸易展览会都安排在春季，你一定会在日程安排上遇到问题。通常，最好的办法是利用仓储服务，让你的展位和用品直接从一个展会运到下一个展会，并储存到展会开始。确保第一场演出的工作人员列出所有需要补充的东西，比如文学、糖果、赠品等，这样你就可以打包送到第二场演出了。如果它不是太笨重，你的展台工作人员可以在旅行时随身携带，以节省额外的运输费用，或者可以将它运送到他们住的酒店。
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第一次切割
正如我们之前提到的，你希望派出最“以人为本”的代表，以及那些最了解你公司的人(如果你幸运的话，他们会是同一个人)。你还应该寻找热情、精力充沛的代表，他们天生就有积极的态度和自信的气质。因为任何类型的销售演示的很大一部分都包含咨询的元素，你所选择的代表也必须是好的听众。
发送信息
正如我们之前讨论过的，你的展会策划过程的一部分是为展会设定目标。你想要现场接单、建立品牌知名度、介绍新产品、收集线索等等吗?无论你在展会上的目标是什么，确保你的展台工作人员确切地理解你的目标是什么。你应该用你想要传达的信息武装他们，以及支持该信息的具体细节。他们还应该了解你的竞争对手和你的产品/服务的竞争优势。他们用来说明的例子和故事应该是关于人的(无论是虚构的还是真实的)，而不是抽象的概念。最后，确保他们能够强调你的产品或服务的好处，而不是简单地重复你宣传册上的产品“功能”列表。
订婚
首先，正如我们上面提到的，吸引观众并不像你想象的那么简单。假设你没有魔术表演、活体动物促销或其他吸引人群的活动，那么让人们在你的展位前停下来的重担就落在了展台工作人员的身上。参与的第一条规则是:不要问一个问题，让参与者简单地给你一个词的答案，然后继续走。问他们在展会上寻找什么产品，这个展会是否像其他展会一样对他们有帮助，他们是否熟悉你的公司，等等。要有创意——这是关键的一步，目标是让他们停下来和你说话。
资格
第二阶段是合格阶段。你肯定不想把时间浪费在对你的产品不感兴趣的人身上，所以马上问一些合格的问题是值得的。没有什么比看着六个很好的潜在客户走过，而你却礼貌地听着一个你怀疑甚至不需要你产品的人说话更糟糕的了。(是的，这是可能发生的，特别是如果你的展位上有很酷的赠品的话。)
因此，为了让你的潜在客户有资格，花一到两分钟问一些具体的问题，比如:“告诉我你在展会上寻找什么。”从本质上讲，就是问他们你需要问的问题，以确定他们是否需要你的产品或服务。
演讲
第三阶段是表演时间!是时候跳踢踏舞了，用使用你的产品而不是其他人的产品的许多好处来吸引潜在客户。记住把你的演讲限制在五分钟以内，并尽可能让你的信息令人难忘。如果你已经很好地确定了你的展示目标、产品信息和竞争优势，那么这个阶段应该是小菜一碟。对于你的员工来说，这通常是最简单的阶段，因为如果他们是销售代表，这基本上是他们每天工作的浓缩版本。
关闭
最后一个阶段可能是最重要的，成功完成交易的关键是确保你和你的潜在客户对下一步达成共识。询问他们希望你如何跟进。这就迫使他们说，“好的，给我发一份信息”或“好的，周二打电话给我报价。”是的，你做我想知道具体的回电时间。你说得越具体，他们就越有可能在你打电话时记住你是谁。
以上就是展会展示的基本步骤。和你的展台工作人员一起完成这个过程，并互相排练。召集办公室同事来扮演展会参与者的角色，给他们分配不同的性格类型，让你的展台工作人员觉得更有趣，也更有挑战性。是否有准备好的展台工作人员可以决定一个非常成功的展览还是一个不太成功的展览。
队长的部分工作将包括组织摊位轮换和休息。展会期间总会有其他活动，如供应商会议、客户午餐会、培训课程等，需要派出展台工作人员参加。队长应根据展览时间和比赛项目，审查展会日程安排，并为展台工作人员制定合适的日程安排。一旦每个人都到达，队长还会主持一个展前会议，讨论展会的目标、策略、特别展位展示等，并回答任何最后的工作人员问题。每天早上在节目开始前见面，谈谈前一天的经历和问题也是一个好主意。
你还需要指派一个人来管理节目线索。这个人要确保后续的信件已经写好，信息包已经准备好要邮寄了，主要的表格已经正确完整地填写好了(包括根据你自己预先确定的系统分配一个优先级代码)。你会发现，如果你指派一个人负责管理，一个潜在客户管理系统会更好地发挥作用，并且你会有更高的关闭百分比。
额外的建议
这里有一些额外的建议，你的展台工作人员在展会上应该记住。
好了，你们的人都准备好了。现在去赚钱吧!接下来，我们将帮助您建立一个系统，以充分利用您的节目线索。
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你可以采取一些步骤，让潜在客户管理过程变得更容易，让你的展会(以及其他潜在客户产生的努力)更有利可图。
首先，指定一个人负责管理你的公司领导系统，这样你就不会有太多的领导被遗漏。如果您按照前面的课程培训了展台工作人员，那么您可能已经指派了一位展台工作人员负责管理某个特定展会的潜在客户。这个人应该和你的主管经理密切合作。
的Lead Manager应负责:
写回应信
与直接回复邮件或其他媒体相比，写一封引导性回复信通常是一个不那么痛苦的过程。在回复信的情况下，你知道人们对你的产品或服务表现出了兴趣，现在你只需要确保你回答了他们所有的问题，并让他们对你的提议采取行动。一些快速的技巧包括使信件简短，你的声音和动词活跃，并使结束语引人注目。
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由于这些原因，一篇做得好的但经济的公司概述是必不可少的。它既可以用于演出前或演出后的邮件，也可以用于“一般”响应包和其他大量邮件的简单信息片段。
你的配送包的内容应该有所不同。如果你做了展前邮寄，你应该首先拿出邮寄名单，找出那些真正来到展位的人的名字(不包括鱼缸的人)。对于剩下的人，发送一个非常基本的包裹，概述你公司的产品或服务线。具体地谈谈这个节目的成功，并确保你在信中包含了一个提议，以鼓励读者采取行动。
给你在展位上的联系人发送信件和内容，具体说明他们的要求。这些套餐需要个性化，还应该包括一个具体的提议，以鼓励联系人采取行动。另外，要记得说明会有代表通过电话联系这个人，并提供一系列的联系时间。
如果你没有这个节目的电话号码，那就买一个商业目录CD，例如在InfoUSA.com，提供公司联系方式。
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一个解决方案是让展台工作人员最终负责跟进他们自己的线索，从一致性的角度来看，这是有道理的。许多展会参与者希望从他们在展会上交谈过的同一个人那里获得后续信息。但是，如果您的销售组织被划分为不同的区域，并且展会参与者落在另一个代表的区域，该怎么办?这些都是你在设计自己的系统时必须解决的问题。最重要的是打电话给这些联系人。打个私人电话通常是得到你想要的答复的最好方式。
如果你打算租用一个电子铅收集系统，从与会者的刷姓名标签收集信息，支付额外的费用来定制它可以收集的数据。所有这些系统都略有不同，所以要好好研究文献，并确保你能记录尽可能多的具体信息。如果你不能自定义信息，那就干脆不去租一个，直接使用你自己的lead sheet。
后续流程图
在你意识到之前，热情的前景会变得冷淡，而不冷不热的前景会完全不记得你是谁。因此，你有必要在你的领导跟进过程中迅速行动。确保你有一个适当的跟进计划。这意味着:
随着产品和服务的不同，时间跨度也会有所不同，但这里有一个总体概述:
| 第一天 | 第五天 | 第十天 | 第14天 | 30天 | 45天 | 60天 |
| 节目的结局 | 包裹邮寄 | 导致合格 | 销售联系 | 初步销售报告 | 关闭销售 | 最终报告 |
有关贸易展览和相关主题的更多信息，请查看下一页的链接。
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