为什么企业投资在线项目管理?

由:乔纳森·斯特里克兰

Basecamp等产品旨在帮助人们通过Web服务管理项目。“width=
Basecamp等产品旨在帮助人们通过Web服务管理项目。
©2008 HowstuffWorks.

任何曾经负责过一个大项目的人都知道,保持一切井井有条、按部接班是一项重大责任。你不仅要确保任务按时完成,还要记录下你的进度,以防以后出现问题。无论项目涉及体力劳动还是处理电子文件和记录,你都需要了解项目管理。

在过去的好日子里,人们不得不用手把一切都整理好。他们会使用日志、日历和纸质文件来计划、执行和记录项目的所有阶段。这意味着他们必须创建大量的文件,然后找到一个地方存储所有东西。更复杂的是,一些公司对保存多年的记录有严格的政策。保持一个有组织的记录系统

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如今,项目经理可以利用减少他们需要的文书工作和空间量的工具和软件。最近,一些公司已经将项目管理任务迁移到互联网.他们使用在线项目管理系统保持组织,并让每个人都在完成项目和任务的项目上。

与传统的项目管理方法相比,在线项目管理系统有一些固有的优势。首先,这样的系统包括处理大量工作的应用程序。尽管市场上有几十种不同的系统,但几乎所有的系统都提供几种共同的服务。一般来说,这些包括电子归档系统和调度应用程序。

大多数在线项目管理系统允许任何连接到网络的授权人员检查项目的状态。系统将所有其他信息中的所有信息集中在其他人可以通过其他人访问。由于许多公司在不同国家有多个办事处,这是派上用场的。

这些系统到底是做什么的?请在下一节中找到答案。

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基本在线项目管理功能

Zoho提供套件的Web服务,包括在线项目管理产品。“width=
Zoho提供套件的Web服务,包括在线项目管理产品。
©2008 HowstuffWorks.

在线项目管理系统的目的是组织和简化从开始完成的项目。考虑到这一点,几乎每个在线项目管理系统都有几种基本功能:

  • 组织系统对文件和文件进行跟踪。大多数允许用户自定义文件系统。例如,您可能希望为每个项目创建一个主文件夹,并为这些项目的不同阶段创建子文件夹。该系统的目标是使在项目中很容易找到任何单个信息片段,无论项目可能有多复杂。
  • 文档管理跟踪文档的修改,包括身份改变文件的人。许多系统存档旧的文件副本而不是删除它们。
  • 安排是大多数系统的另一个关键特征。是否是具有待办事项列表的集中日历或自动化计划电子邮件为了让每个人都了解并了解任务,计划在项目管理中扮演着重要的角色。许多系统都包含简化的功能,让经理能够跟踪谁在做什么以及整个项目的进展。
  • 时间跟踪对许多公司也很重要。使用此功能,软件跟踪人们花多少时间在项目的每个部分工作。许多公司根据特定项目花费了多少时间的账单客户。其他人可能每小时支付员工。时间跟踪应用程序让公司保留项目中每个人在项目的各个阶段工作的工作时间有多少小时。
  • 文档职能部门保留了项目的详细历史记录,这可以帮助公司免于承担责任。例如,我们假设一家建筑公司收到一个建造一个房子.业主在项目早期对房子的设计进行了改变。建筑公司记录下客户的要求,并使用在线项目管理系统将其归档。后来,当施工完成时,业主对设计的变化表达了对房子外观的不满。有了文档功能,建筑公司就有了一份记录,可以帮助它证明这些更改是应客户要求进行的。
  • 问题跟踪让用户创建一个文件来报告项目期间突然出现的任何问题。这些应用程序有一个特性,可以向相关方发送电子邮件,以便尽快解决问题。一旦有人解决了问题,他或她就可以在问题报告中注明。然后,系统将报告归档为文档功能的一部分。
  • 通信系统可能包括一个留言板,即时消息计划,聊天室或其他一些沟通论坛。在整个系统中包括一个消息系统,使得该项目的人员更容易通过信息。

在线项目管理软件 - 客户/服务器系统和Web应用系统有两种主要方法。有什么不同?继续阅读以找出。

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在线项目管理方法

Goplan项目管理申请的屏幕截图。“width=
Goplan项目管理申请的屏幕截图。
©2008 HowstuffWorks.

实现在线项目管理系统的一种方法是使用内部网.与因特网不同,因特网是全球计算机系统的互联内部网是一个私人拥有和维护计算机网络.内部网和因特网使用相同的功能协议,这是一组规则和程序,发送和接收信息。在某种程度上,内联网表现得像一个微型互联网.它可能将公司内的所有办公室连接在一起,但它对公司外的计算机网络的接入点通常非常有限。

在这样的方法中,集中式服务器存储系统的管理软件。员工通过网络访问软件电脑,在客户机/服务器系统中是客户.有些系统要求人们将应用程序的一部分存储在系统中的每个客户机上。还有一些只将所有程序存储在服务器上。

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这种方法的一个优点是,它几乎完全是一个内部系统,因此更加安全。虽然对一个创意家来说还是有可能的黑客要想进入内部网,可不像侵入一个通过因特网连接的系统那么容易。另一个优势是定制。使用这种方法的项目管理系统供应商有时可以调整特性和功能,以更好地满足特定客户的需求。

客户/服务器方法适用于主要关注内部项目的公司。如果需要与其他人或组织合作,这样的系统也可能不起作用。如果另一个人或组织使用不同的系统,则两个系统可能不兼容。许多公司也谨慎,允许外部实体访问其内联网。

客户/服务器方法的替代方案是Web服务在线项目管理系统。在这种方法中,项目管理服务提供商将软件主持为Internet上的一系列Web服务。客户从任何互联网连接的计算机远程登录系统。这为客户提供了更大的灵活性 - 它们可以从工作,家庭或任何互联网连接的其他任何地方登录。它还使与其他人和公司合作更容易。由于第三方储存了应用和信息,公司不必担心向外人开放自己的内部网。

WebAsyst项目管理服务提供免费帐户。“width=
WebAsyst项目管理服务提供免费帐户。
©2008 HowStuffworks

另一方面,将敏感和关键的信息委托给供应商会让一些人感到紧张。网络安全是每个上网的人日益关注的问题。供应商必须证明他们是安全和值得信赖的。否则,没有人会想要使用他们的服务。大多数服务使用各种形式的加密以及密码保护,将安全漏洞的风险降到最低。

随着公司寻找更多方式来整合和卸载计算服务,在线项目管理和相关技术将在市场上变得更加突出。当然,这些系统只有在客户正确使用的情况下才会有益。没有人应该把这些系统视为解决任何问题的神奇方法。

要了解有关在线项目管理和其他主题的更多信息,请查看以下页面上的链接。

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更大的链接

  • 费尔德曼,威廉和费尔德曼,帕蒂。“在线管理项目和文件。”承包商杂志。2004年8月。
  • 菲尔,马修。ASP或客户端/服务器:哪种在线项目管理工具适合你的公司?信息技术。2007年5月。
  • “项目管理——工具。”建筑设计与施工。2001年8月。
  • “网络协作支持项目管理”。住宿酒店。2004年1月。

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