如何举办网络会议

您可能会问自己，“为什么我要主持一个Web会议?”举办Web会议有很多理由，首先是改善实时通信、提高效率和降低成本。

网络会议还很年轻。在接受调查的公司中，只有30%Wainhouse研究有任何类型的远程工作计划，其中最常见的是网络会议。但公司正在意识到它的潜力。

例如，位于安大略省的网络学习系统开发商Desire2Learn Inc.利用网络会议来降低美国学校和大学的预审销售机会成本。将一名销售人员空运到西海岸可能需要两天时间，花费800美元——而一个小时的会议可能没有销售[来源:小型企业计算]。

销售代表现在不坐飞机出去，而是先与潜在客户召开网络会议。销售代表可以展示PowerPoint幻灯片演示，对软件进行交互式演示，并让客户远程访问计算机来自己尝试产品。

让我们看看其他几个例子来展示Web会议是如何有效工作的:

在新产品发布、产品召回或需要解释或澄清有关公司的新闻时，网络会议也可以为消费者和股东提供他们需要的信息。

尽管有这些潜在的好处，主办Web会议并不困难。转到下一页了解所需技术的更多信息。

让我们进一步了解主办视频Web会议所需的技术。就基本情况而言，Web会议提供者需要一台连接互联网的计算机、一个用于实时视频的网络摄像头或数字摄像机、用于实时音频的IP语音(VoIP)、协调会议的软件，以及足够的服务器空间和带宽来容纳会议。

视频Web会议技术可以通过附加组件变得更加复杂，这些附加组件使会议更加用户友好和交互式。例如，视频Web会议主持人可能想要准备好的幻灯片或流媒体视频演示文稿——这需要软件来创建演示文稿，如Microsoft PowerPoint和Adobe Flash。主持人可能需要文字聊天和即时消息程序来处理与参与者的现场问答环节。或者，主机可能希望参与者能够通过使用自己的Web浏览器而不是特殊的软件来参与。

Web会议程序将Web页面和Internet通信工具结合在一起，创建一个交互式的会议环境，与会者可以在线共享文件，并在实时决策过程中发挥积极作用。Web会议程序中包含的工具包括:

这些软件程序有时与公司现有的办公通信应用程序(如电子邮件、日历和即时通讯)相结合。这允许Web会议主机自动从现有来源(如电子邮件联系人列表)提取与会者姓名和电子邮件地址等信息，用于会议邀请。

根据程序的不同，Web会议主持人还可以:

许多供应商提供Web会议软件，如Microsoft Live Meeting、Adobe Acrobat Connect、WebEx Event Center等。但是，Web会议供应商不是简单地出售Web会议软件供公司自己使用，而是通常将软件与托管服务捆绑在一起，并按预先设定的月费提供服务。

在下一页中，我们将了解这些绑定的服务如何使Web会议宿主更容易。

您可以自己处理Web会议的所有细节——从邀请和事前计划到活动和会后跟进。但是使用Web会议主机可以使整个过程更容易。

网络会议主办公司专门从事使会议顺利进行的软件和服务。除了专门知识和技术之外，Web会议主持人还可以承担一些工作，使您的任务更容易。

在最基本的层面上，Web会议主机提供了您所需要的空间。如果没有服务器空间和带宽来容纳Web会议，就不可能有Web会议。Web会议主机不是在您公司的服务器上运行Web会议，而是允许您和您的与会者使用链接和访问代码登录到他们的服务器。

许多Web会议主机还省去了在内部安装和维护Web会议软件所需的时间和专业知识。您和参与者都可以利用聊天、文件共享、白板、简单的投票和结果共享以及流媒体视频等功能，而无需任何特殊的软件。但是，您可能需要下载一些软件来实现交互式功能，比如复杂的投票和远程控制参与者的桌面。

Web会议主办公司提供训练有素的支持人员，例如处理注册和设置细节的活动经理，以及在会议前回答问题或在会议期间处理任何技术问题的实时技术支持。

网络会议主办公司对捆绑软件和服务的定价各不相同。最常见的方法是:

较大的公司可以根据单个许可证费率购买多个许可证。

如果您计划使用Web会议托管公司，那么您有几十种选择。除了成本和许可证类型，以下是你在做出选择时可能需要考虑的其他因素:

没有适当的规划，任何会议都不会成功。事实上，你可能会发现自己花在计划上的时间比花在会议上的时间还要多。有关计划一个成功的Web会议的更多信息，请参阅下一页。

没有充分的计划，任何Web会议都不会顺利进行。计划一个Web会议并不复杂。您可以将Web会议计划想象成任何现场演示——但要考虑一些技术方面的考虑。

也许第一步是认识到不能等到最后一分钟才计划Web会议。你需要早点开始。例如，如果您还没有为Web会议使用托管公司或在内部处理它们，那么您就需要安排一家托管公司。

虽然每个Web会议都不一样，但这里有一些步骤可以帮助您计划自己的会议。

在计划Web会议时，安全性是一个重要的考虑因素。您希望确保只有受邀者参加—并且您希望知道系统安全是严密的。接下来，我们将更深入地研究与Web会议相关的安全问题。

随着Web会议使用的增长，参与Web会议的公司以及提供Web会议软件和托管服务的公司都认识到需要Web会议的隐私和安全标准。

网络会议隐私保护人员记录，以及参与会议的个人的私人信息和参与。网络会议安全保护公司或政府机构不愿分享的信息，因为这些信息可能会影响公司的计划或利润，或国家安全。Web会议标准将有助于保护这两种需求。

与任何使用互联网的活动一样，网络会议也存在黑客和公司竞争对手监听会议或从中获取信息的风险。在Web会议期间，数据被临时存储在一个共享的Internet服务器上——属于公司本身或提供主机服务的公司。这是数据最容易被窃取的时候。

作为保护，大多数Web会议主办公司在Web会议期间采取三种方法来保护数据安全:

虽然每个托管公司都有自己的安全架构，但它们都符合非正式的行业标准。互联网标准——比如Web会议安全标准——通常是基于互联网工程任务组(IETF)开发的规范。制造商、网络主机公司和其他公司自愿同意并遵循这些标准。

认识到这一需求，IETF于2003年成立了集中式会议工作组(XCON)，为Web会议推荐标准。XCON正在为需要强大安全和授权需求的多媒体会议开发一套标准化协议。虽然XCON仍在部分解决这方面的问题，但各公司已经在其安全架构中使用了一些已完成的建议。这就是为什么您可能会在托管公司对其安全系统的描述中看到XCON。

作为Web会议的主持人，您可以采取措施确保会议具有足够的安全性。下面是一些你可以做的事情:

最后，不要在会议结束时停止考虑安全问题。例如，确保主办公司在会议结束后立即删除其服务器上的机密数据。限制对会议录音的访问，如果您提供的是会议的播客，请仔细编辑以删除敏感信息。

接下来，让我们考虑一下为个人企业家提供的网络会议选项。

如果你的工作重点是销售，或者与全国各地的客户打交道，那么你可能是许多正在考虑网络会议选择的个体企业家中的一员。不必从旧金山跑到匹兹堡去见客户，这可以为你节省大量的时间和金钱。但是，网络会议是否便宜到值得考虑呢?

答案可以是“是”。虽然个人企业家和小型企业可能负担不起网络托管公司提供的大量服务，但也有便宜一些的小型企业网络会议软件和服务。

主办一个只有少数参与者的简单Web会议并不需要太多东西。如果你有一台连接互联网的电脑、网络摄像头、电话或IP语音(网络电话)的实时音频和协调会议的软件，你就万事俱备了。

让我们进一步了解一些面向个人或小型企业的web托管解决方案。

adobeacrobatconnect可以为您提供在线个人会议室，每月费用低于40美元或每年低于400美元。这项服务包括不限时间的在线会议，最多15人参加。功能包括屏幕共享，白板，聊天，音频和视频，以及多级安全。与某些服务不同的是，它适用于Mac OS X。

思杰系统(Citrix Systems)的GotoMeeting.com允许你组织和主持不限次数的在线会议，最多15人，每月50美元或每年460美元。费用包括通过电子邮件和即时消息程序启动会议、屏幕共享、屏幕绘制工具、聊天、出席报告、应用程序共享和桌面会议记录和播放，以及先进的安全通信架构。

IBM通过Lotus Sametime Unyte Plus提供了低成本的解决方案。它包括屏幕共享、指针和注释、一键式会话调度、远程协助和SSL(安全套接字层)加密。价格根据参与者人数而定，主持人加1名观众每年30美元，主持人加4名观众每年100美元，主持人加24名观众每年450美元。

新技术为Web会议提供了新的方向和更多的选择。接下来，让我们看看前面有什么。

Web会议已经改变了公司做生意的方式，随着新的和正在发展的Web会议技术的发展，未来可能会有更多的变化。Web会议技术的两个附加功能是VoIP音频和HD会议。

VoIP，即互联网语音协议，是一种正在发展中的网络会议技术。VoIP将模拟音频信号转换成可以在因特网上传输的数字数据。网络会议最初依靠电话线将与会者和主持人连接起来，这样他们就可以实时互动。然而，现在一些公司正在使用VoIP，这样音频通信就只在计算机之间进行，而不需要电话。

除了网络电话软件，你所需要的计算机对计算机音频是一个麦克风，扬声器，一个声卡和一个快速的互联网连接。

高清会议是一种新的Web会议技术，可能并不适合所有人。“HD”指的是“高清晰度”，就像HDTV一样。HD提供了更清晰的图像分辨率，因为增加了跨越屏幕的渐进式扫描线的数量。通常情况下，HD指的是在60秒内连续扫描720行或更好的内容。

高清应用于Web会议，为会议提供更清晰、更清晰的图像。但在这一点上，这项技术有它的局限性。首先，你需要一个具有高清功能的网络摄像头，目前只有少数几个，包括罗技的Quickcam。此外，高清比标准视频会议需要更多的带宽，限制了它在互联网上的使用。

但是网络会议公司正在探索这项技术。例如，WiredRed软件公司的e/pop视频和网络会议软件可以集成高清网络摄像头。随着HD技术的进步，它可能会在Web会议中找到更多的立足之地。

有关Web会议和相关主题的更多信息，请查看下一页上的链接。