会议音频控制是如何工作的

由:黛安娜Dannenfeldt

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美国军方依靠电话会议来了解最新情况和战略会议。音频控制帮助管理会议。
©David Hune Kennerly/盖蒂图片社

如果你正在主持一个电话会议,音频控制可以让你的生活更轻松。使用它们,您可以调整与会者的声音级别,对个人静音或取消静音,并进行其他调整,如锁定会议以阻止未邀请的与会者。当您探索会议电话选项和探索互联网协议语音(VoIP)呼叫的作用时,每个选项的音频控制都值得考虑。

电话会议既可以节省时间,也可以让人头疼。但音频控制可以让体验变得更积极。没有它们,你可能无法适应:

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  • 让自己等待,让其他人听电梯音乐的参与者。
  • 说话温和的参与者,他的观点很有道理,但却让所有人都听不进去。
  • 说话声音洪亮的参与者。
  • 在讨论过程中,有一些声音相似的人在说话——而且没有办法区分他们。
  • 背景交通,机场或办公室噪音,从一个参与者的位置。
  • 参与者在无人知晓的情况下进入和离开通话。
  • 你作为主持人突发的咳嗽发作。
  • 在实际会议期间,有几个与会者需要进入一个私人的“迷你会议”。

幸运的是,有了用户友好的音频控制,你可以处理所有这些情况,让你的会议在没有外界干扰的情况下顺利进行。根据你使用的软件或托管服务,你可以在你的办公台式机、路上的笔记本电脑、任何电话,甚至移动设备,如黑莓、iPhone、其他个人数字助理(pda)或智能手机上实现这一点。

在本文中,我们将介绍您的电话会议选项,特别是音频控制选项。当音频控制有限时,我们也会提供一些建议。让我们从讨论电话会议开始。

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电话会议选项

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主要发言人应该控制会议的音频部分,例如在这个电话会议在
©Jim Watson /法新社/盖蒂图片社

在考虑音频控制选项之前,你需要先了解电话会议的基本知识和通话选项。你可能想知道如何通过互联网协议(VoIP)进行通话,所以我们也将快速了解一下。

会议呼叫参与者通过会议桥连接,该桥是允许多人相互交谈的服务器。公司可以拥有自己的网桥,也可以订阅外部公司在其网桥上主持电话会议。传统电话使用电路交换,将每个呼叫通过一系列的交换器传送到桥接器。

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VoIP让参与者可以通过电脑,使用麦克风和扬声器而不是传统的电话来加入。网络的运作方式也有所不同。VoIP不是通过电路发送模拟音频信号,而是将这些信号转换成数字数据,通过分组交换在互联网上发送。

由于VoIP通话比传统电话便宜得多,许多公司和个人开始使用VoIP作为他们的主要通信方式。拥有VoIP服务提供商的公司通常可以升级到电话会议服务。

就电话会议而言,VoIP类似于传统的电话服务。这两种类型的呼叫通常可以连接在同一个会议桥上,允许您的参与者从任何一个系统加入。然而,如果参与者将通过VoIP或智能手机参加会议,请确保您选择的软件或托管公司能够满足他们的需求。

让我们看看电话会议的可用选项:

  • 三方电话——最简单的选择是在办公室或手机上进行三方通话,不附加电话会议软件或服务。你的音频控制肯定是有限的。例如,您可以使用手机调整您说话的音量和接收声音的音量,您还可以将您的会议人数加到5人。但这可能是你控制的极限。
  • 音频会议软件——你或你的公司可以选择购买能够提供会议电话功能的软件,包括音频控制。首先出现的是纯语音会议,但随着对多媒体Web会议兴趣的增加,音频和多媒体功能现在经常捆绑在同一软件中。其中三个是Microsoft Office Live Meeting、Adobe Acrobat Connect和IBM的Lotus Sametime Unite。
  • 主持会议服务——你可以和主持电话会议的公司签约。这些主机提供专有或共享的会议软件,以及会议桥、电话或网络工具(如音频控制、操作员协助和其他支持服务)。在主办公司的帮助下,你可以在任何时间、任何地点主持电话会议。

接下来,让我们专门看看一些可用的音频控制。

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电话会议的音频控制选项

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电话选项允许您在电话会议期间调整音量和管理与会者。
©摄影师:Francois etienne du Plessis |Dreamstime

音频控制选项可以让你在你的办公桌上使用VoIP网络和你的电脑,甚至是在项目现场使用传统电话或黑莓手机进行电话会议变得更容易。根据您的通话选项,您将希望音频控制,您可以从您的桌面或手机运行。你可以从软件或托管公司获得。

  • 按键控制——所有会议公司(All Conferencing Inc.)和其他托管公司都提供基于简单按键音组合的手机音频控制。例如,要使用“所有会议”命令拨出与会者,请按“*1”。点击*6会静音一条线路,而*0则允许进行私人对话。AllConferencing].

这些简单命令的优势在于,您可以在任何地方的任何电话上主持电话会议,在许多情况下,可以从您的笔记本电脑上主持会议。一些托管公司还提供带有音频控制的会议托管,以适应移动设备。全球首映礼例如,该公司推出了其ReadyConference Plus的移动版ConferenceAnywhere,将这些功能引入手机、黑莓(BlackBerry)设备和其他智能手机。

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  • 桌面控件-提供在Acceris Web Meeting和Microsoft Office Live Meeting的InterCall, ConferenceCall.com, Premiere Global等,桌面控制提供可视化的计算机屏幕,以帮助您管理您的会议的音频部分和更多。你可以看到参与者的名字和信息,比如他们是否在说话,或者他们的电话线是否被静音。您可以单击鼠标,按一键或两键,或触摸屏幕的一部分,执行静音、断开与会者或录制会话等操作。

一旦你决定了你需要的音频控制类型,你可以探索特定的功能,找到提供你需要的软件或托管公司。以下是一些可用的功能:

  • 在会议期间拨给一个新的参加者。主持人可以给迟到的与会者或主题专家打电话,与他们进行私下交谈,然后将他们加入会议。
  • 设置或取消进入和退出提示音。预先选择的钟声或其他声音将提示与会者到达或离开。
  • 静音或取消静音与会者的线路。
  • 使所有会议线路静音或取消静音。
  • 提高或降低个人参与者的音量。
  • 断开与会者与会议的连接。
  • 锁定/解锁会议。在所有与会者都出席之后锁定会议,可以提供更大的安全性。
  • 继续会议,允许主持人挂断后继续会议。
  • 自动化的点名。参与者在拨号时记录他们的名字。然后在他们进入和退出会议时播放他们的名字。
  • 把会议录下来,以便那些不能出席的人稍后可以听到。
  • 只听或不听,让一些与会者可以听到,但不积极参与会议。
  • 私人谈话允许几个参与者进入一个私人的“迷你会议”,然后重新加入小组。
  • 运营商联系召集托管公司运营商协助版主。

我们已经知道音频控制可以帮助你的会议顺利进行,但如果你没有音频控制呢?接下来让我们看看你能做什么。

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当音频控制有限时该怎么办

©摄影师:Rade Pavlovic |

如果你没有与托管公司合作,并且音频会议控制有限,你仍然可以采取步骤,使每个电话会议的声音成功。这适用于你或任何参与者将使用VoIP网络。

以下是作为电话会议主持人练习音频控制的一些建议:

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  • 在开始电话会议之前,测试一下你自己的麦克风和扬声器(如果你使用的是网络电话),或者手机(如果你不是)。确保音量处于适当的水平。
  • 在安静的地方打电话,背景噪音越小越好。如果可以的话,使用耳机来减少干扰声音。
  • 如果你用手机或智能手机打电话,在开始之前要确保有足够的电量和强信号。
  • 如果可以,不要使用免提。扩音器经常会产生失真的声音。
  • 千万不要让你的电话处于等待状态,否则你公司的等待音乐可能会在会议中播放。
  • 当你开始说话时,表明你自己的身份,这样其他参与者就知道谁在说话。
  • 提前联系你的参与者,并寻求他们的帮助来观察这些建议。

随着网络会议变得越来越普遍,音频控制在托管公司捆绑在一起的软件和服务中找到了一席之地。会议主持人不仅可以通过桌面调整音频控制,还可以看到屏幕显示,允许控制声音和多媒体功能,如白板、应用程序和浏览器共享。

随着技术的进步,音频控制变得越来越复杂。来自widred和其他托管公司的会议解决方案可以包括一个音频向导,以帮助与会者和主持人调整他们的音频设备设置,以获得最佳的VoIP会议声音。

WiredRed的e/pop会议解决方案为每个新用户自动启动其音频调优向导。向导帮助用户设置耳机或扬声器的音量控制,并测试和调整连接到计算机声卡或USB端口的麦克风的水平。每个参与者的声音信息都会被跟踪,这样主持人就会知道未来会议中参与者声音设备的理想设置。WiredRed].

考虑到音频和网络会议提供的便利,支持它们的技术一定会进步。

有关电话会议和相关主题的音频控制的更多信息,请查看下一页的链接。

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