毫无意义的工作会议都是他们自己的地狱。无论是一个不停说话的男人，还是一个因为不停地看手机而从不说话的女人，这一切都可能是弊大于利的，尤其是在会议领导无法掌控局面的情况下。但还有希望。我们联系了商业生产力顾问特里萨·沃德的羽毛回答关于如何将乏味的每周会议变成真正的协作会议的常见问题。
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1.如何阻止人们走神?
无聊这是任何好的会议的弱点，所以有效的领导者必须想办法在最常规的每周会议中注入新意。沃德说，一定程度的一致性是必要的，因为你不希望人们完全措手不及，但也有一些简单的技巧可以混合使用。
如果你总是要讨论同样的四五个议程项目，“不要每周都以同样的顺序谈论同样的话题，”沃德说，“因为那样人们会认为，‘哦，这是我走神的20分钟，这是我集中注意力的5分钟。’”
想办法让新的声音加入到对话中。例如，她建议，你可以每周分配一个不同的团队成员坐在“棘手的位置”上。根据会议的类型，被选中的人可以分享他们这周学到的、读到的或看的有趣的东西，或者谈谈他们在工作之外的个人激情或爱好。
沃德说:“那种新鲜声音的新鲜感会刺激我们的大脑，足以让我们说，‘我要再多呆几分钟。’”
但是，让人们保持专注的最重要的建议可能是时刻关注时间。
沃德说:“当人们不清楚会议何时结束时，他们就会走神。”“尊重末日是非常重要的。”
作为会议的领导者，要在中途签到(或者更频繁地签到)，然后宣布:“好了，我们还剩下15分钟，我们将讨论这X个议程项目。”这足以让人们的大脑在到达终点的路上保持工作状态。
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2.如何让人们远离电子产品?
多任务处理不是真实存在的。我们的大脑一次只能处理一项任务，所以偷偷查看邮件和给保姆发短信会破坏开会的整个意义，开会是把我们的集体智慧集中在一系列特定的话题上。
因为嗡嗡作响的口袋是如此致命的分散注意力，沃德建议在会议期间搁置所有设备。而且，对我们中的一些人来说，即使是离开智能手机20分钟，也会造成一定程度的创伤，所以必须让整个团队都同意。
沃德建议在“禁止使用智能手机”的协议中加入一些创意和趣味性。她曾经为一个客户工作，这个客户在会议室后面放了一个芭比娃娃梦想之家，并称之为“手机之家”。在会议开始前把你的设备放在手机里已经成为共享办公室文化的一部分。别担心，肯会留意的。
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3.我如何巧妙地让漫游者闭嘴?
每一次会议都有这样一个人，这个人必须在每个议程项目上加25美分(两美分就足够了)，他的离题言论破坏了富有成效的对话，而且似乎无法抗拒自己的声音。
沃德称之为“不平衡的参与”，这不仅浪费了所有人的时间，也破坏了真正的合作。总是需要站在聚光灯下的人在会议中引入了一种有害的因素，会引起其他与会者的怨恨。
幸运的是，有一些解决方案不需要改变会议时间而不告诉漫谈者。沃德说，首先要有一个明确的议程，每个人在会议前都会收到，每个项目都有名称。如果漫步者知道他或她将有机会发光，他们会更愿意让别人来做。
另一个保持任务的技巧叫做“停车场”。
沃德解释说:“停车场基本上是一块白板或网络文档，专门用来存放会议中出现的话题，我们今天没有时间讨论这些话题，但改天再讨论。”“你要在所有人面前写作，‘我听到你说的话了。这是很重要的。让我们在以后的会议或线下讨论中专门讨论这个话题。”
如果老板是漫谈者怎么办?如果他或她主持会议，你可能不得不接受(或者随意地把这篇文章转发给他们)。但如果你是会议的领导者，沃德建议分配一个轮流的团队成员来记录时间。如果每个人都同意让布伦达控制时间，那么她就有权终止讨论——包括老板在机场厕所遇见波诺的故事——然后继续下一个议程项目。
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4.如何改进可怕的虚拟会议?
在线会议本该让生活更轻松，而不是更艰难。但是，一旦你参加过几次虚拟会议，其中一半的与会者都在用乱码的手机连接打电话，而另一半则在打开的浏览器选项卡上观看YouTube视频，那么你几乎会对一个老式的没有灵魂的会议室感到怀旧。
沃德表示，一场成功的虚拟会议首先要设定一些基本规则。如果这是一个站立会议，让每个人发送一条他们认为对使会议更好进行很重要的基本规则，这是一个全新的开始。也许每个人都应该通过电脑而不是手机登录。或者我们同意不在通话时一心多用。当人们有机会提出想法时，他们更有可能遵守规则。
一个关键问题是，是否每个人都必须在虚拟会议期间打开他们的网络摄像头。沃德说，能够看到其他参与者肯定有它的优势。它有助于阅读非语言的线索，让你感觉更像一个团队，甚至有助于重申一种随意的公司文化。但如果你打算把网络摄像头开着作为一种规则，你需要解释为什么这很重要，如果人们觉得他们的头发/皮肤/脸今天特别糟糕，你也要愿意让他们摆脱困境。
对于那些分散在全国各地(或世界各地)、从未有机会面对面交流的团队，沃德有一个额外的建议。确保在会议开始或结束时留出几分钟的时间来进行个人检查。闲聊有助于建立友谊，因为虚拟团队错过了传统办公室中所有的非正式互动。
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5.如果我向别人征求意见或想法，但没有人提供该怎么办?
当然，这可能是一个参与感的问题，但也可能是性格差异在起作用。
沃德说:“有些人更内向，在群体环境中难以用语言表达自己的想法。”“与其让别人为难，不如提前问他们。给整个团队发一条信息说，‘你们可以在会议前给我发邮件提出三个想法，也可以准备在会议中提出你的三个想法。’”
提高参与程度的另一个策略是让会议的意图更加明确。沃德的建议之一是登陆Thesaurus.com，查找“会议”这个词的同义词。
她说:“如果你希望这次会议主要起到头脑风暴的作用，那就叫它‘头脑风暴’吧。”“那么人们就更有可能在心理上期待他们会分享想法。如果这叫做‘15分钟状态检查’，他们会带来一套不同的期望。”
如果会议超过15分钟，那就是布伦达的错。
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